Recommandé par le comité RH et administration, 14 octobre 2021
Intention
La protection de la vie privée et de la confidentialité des informations personnelles est un aspect important de la manière dont la NFU exerce ses activités. La collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles de manière appropriée, responsable et éthique sont fondamentales pour les opérations quotidiennes de l'organisation.
L'organisation s'efforce de protéger et de respecter les informations personnelles de ses membres, donateurs, employés, partenaires commerciaux, etc., conformément à toutes les exigences légales applicables. Tous les employés doivent respecter les procédures et les pratiques décrites ci-dessous lors du traitement des informations personnelles.
Recommandations
Cette politique décrit l'engagement de l'organisation envers la confidentialité et établit les méthodes par lesquelles la confidentialité est assurée. Cette politique s'applique à tous les renseignements personnels des employés sous la garde, la garde et le contrôle de l'organisation.
Les informations personnelles sont toutes les informations d'identification factuelles ou subjectives sur un individu ou un groupe d'individus. Cela peut inclure le nom, la date de naissance, l'adresse, le revenu, l'adresse e-mail, le numéro d'assurance sociale, le sexe, etc.
Le consentement se produit et est considéré comme obtenu par la NFU lorsqu'une personne donne son consentement exprès oralement, par écrit ou par le biais d'une action en ligne applicable. Avant d'être invitées à donner leur consentement, les personnes seront informées des raisons pour lesquelles leurs informations personnelles sont collectées, de la manière dont elles seront utilisées et stockées, et de toute divulgation ou divulgation possible des informations.
Le consentement implicite est accordé par la personne lorsque le consentement peut raisonnablement être déduit de l'action ou de l'inaction de la personne. Dans la mesure du possible, cela doit toujours être suivi par un représentant de la NFU pour obtenir un consentement exprès.
Utilisation appropriée
NFU recueille et utilise des informations personnelles uniquement dans le but de faire des affaires et de développer une compréhension de ses clients. La NFU affirme par la présente que les informations personnelles ne peuvent être utilisées qu'à des fins commerciales.
Énoncés de politique
La NFU assume l'entière responsabilité des informations personnelles en sa possession et sous son contrôle. La NFU a nommé le directeur exécutif en tant que gardien de toutes les questions de confidentialité et de conformité légale avec les lois sur la confidentialité.
Dans le cadre de ses activités, la NFU peut être amenée à obtenir des informations personnelles directement auprès de la personne à laquelle appartiennent les informations. Les personnes dont les informations personnelles sont collectées ont à tout moment le droit de savoir comment la NFU utilise leurs informations personnelles et que l'utilisation de toute information personnelle collectée est limitée à ce qui est nécessaire aux fins énoncées. Si nécessaire, la NFU obtiendra le consentement individuel si les informations personnelles doivent être utilisées à d'autres fins.
L'organisation n'utilisera pas ces informations sans le consentement de la personne.
En aucun cas, l'organisation ne vendra, ne distribuera ou ne divulguera des informations personnelles, y compris les coordonnées personnelles ou les listes d'employés, à des tiers, sauf si la loi l'exige. Cela peut inclure des consultants, des fournisseurs ou des partenaires commerciaux de la NFU, mais uniquement à condition que ces parties obéissent et se conforment à cette politique, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs propres tâches commerciales et opérations quotidiennes.
L'organisation ne conservera les informations personnelles que pendant la durée nécessaire à la conduite de ses activités et au respect de la loi. Une fois que les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils seront détruits rapidement, en toute sécurité et en toute sécurité. Cependant, certaines lois peuvent exiger que certaines informations personnelles soient conservées pendant une durée déterminée. Si tel est le cas, la loi remplacera cette politique.
La NFU prendra toutes les précautions raisonnables pour protéger les informations personnelles avec des mesures de sécurité appropriées, des protections physiques et des précautions électroniques. La NFU conserve les informations personnelles grâce à une combinaison de fichiers papier et électroniques. Lorsque la législation ou les politiques de reprise après sinistre ou de continuité des activités l'exigent, les anciens enregistrements peuvent être stockés dans un emplacement sécurisé hors site.
La NFU assurera :
- L'accès aux informations personnelles n'est autorisé qu'aux employés et autres agents de la NFU qui ont besoin de ces informations pour s'acquitter de leurs fonctions, et à ceux autrement autorisés par la loi ;
- Les systèmes de réseau informatique et les bases de données de la NFU sont sécurisés par des mots de passe complexes et des pare-feu auxquels seules les personnes autorisées peuvent accéder ;
- Les dossiers physiques actifs sont conservés dans des classeurs verrouillés ;
- Les routeurs et serveurs connectés à Internet sont protégés par un pare-feu, et sont en outre protégés contre les attaques de virus ou « snooping » par des solutions logicielles suffisantes ;
- Les informations personnelles ne sont pas transférées aux employés, aux bénévoles, aux étudiants d'été ou à toute autre personne de la NFU, sauf autorisation.
- Le site Web de la NFU inclura une mention de notre politique et de nos pratiques de confidentialité et de la manière dont une personne peut accéder et corriger toute inexactitude dans ses informations personnelles.
La NFU peut partager des informations démographiques compilées, mais aucune information personnelle permettant d'identifier une personne individuelle ne sera divulguée. Bien que les adresses IP soient enregistrées afin d'administrer le site, de suivre les mouvements des visiteurs et de recueillir des informations démographiques, ces adresses IP ne seront ni partagées ni liées à des informations personnellement identifiables. Toute inscription ou formulaire de commande demandant aux visiteurs du site de saisir des informations personnelles ou financières sera protégé par un cryptage SSL.
Dans la plupart des cas, la NFU accordera aux individus l'accès à leurs propres informations personnelles sous la garde, la garde et le contrôle de la NFU sur présentation d'une demande écrite et d'une identification satisfaisante. Si une personne trouve des erreurs de fait dans ses informations personnelles, elle doit en informer la NFU dès que possible pour apporter les corrections appropriées.
Si la NFU refuse la demande d'accès d'un individu à ses informations personnelles, la NFU informera par écrit la raison d'un tel refus. La personne peut alors contester la décision.
La NFU peut utiliser des informations personnelles sans le consentement de l'individu dans des circonstances particulières. Ces situations incluent, mais ne sont pas limitées à :
- La collecte est clairement dans l'intérêt de l'individu et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun ;
- Les renseignements personnels ont été produits par la personne dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession, et la collecte est conforme aux fins pour lesquelles les renseignements ont été fournis ;
- La collecte est faite dans le but de faire une divulgation requise par la loi ; ou alors
- Toute autre raison telle que définie dans la législation applicable
Les personnes ont le droit de savoir si l'organisation détient leurs informations personnelles, de voir leurs informations et de s'assurer qu'elles sont exactes.
