Politique de confidentialité

Recommandé par le comité RH et administration, 14 octobre 2021

Intention

La protection de la vie privée et de la confidentialité des informations personnelles est un aspect important de la manière dont l’UNF mène ses activités. La collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles de manière appropriée, responsable et éthique sont fondamentales pour les activités quotidiennes de l’organisation.

L’organisation s’efforce de protéger et de respecter les informations personnelles de ses membres, donateurs, employés, partenaires commerciaux, etc. conformément à toutes les exigences statutaires applicables. Tous les employés doivent respecter les procédures et pratiques décrites ci-dessous lorsqu’ils traitent des informations personnelles.

Lignes directrices

Cette politique décrit l’engagement de l’organisation en matière de protection de la vie privée et établit les méthodes par lesquelles la protection de la vie privée est assurée. Cette politique s’applique à toutes les informations personnelles des employés dont l’organisation a la charge, la garde et le contrôle.

Les informations personnelles sont des informations factuelles ou subjectives permettant d’identifier une personne ou un groupe de personnes. Il peut s’agir du nom, de la date de naissance, de l’adresse, du revenu, de l’adresse électronique, du numéro d’assurance sociale, du sexe, etc.

Le consentement est obtenu et considéré comme tel par l’UNF lorsqu’une personne donne son consentement explicite oralement, par écrit ou par le biais d’une action en ligne applicable. Avant d’être invitées à donner leur consentement, les personnes seront informées des raisons pour lesquelles leurs informations personnelles sont collectées, de la manière dont elles seront utilisées et stockées, et de toute divulgation ou éventuelle divulgation de ces informations.

Le consentement implicite est accordé par la personne lorsque le consentement peut raisonnablement être déduit de l’action ou de l’inaction de la personne. Dans la mesure du possible, cette démarche doit toujours être suivie par un représentant de l’UNF afin d’obtenir un consentement explicite.

Utilisation appropriée

L’UNF recueille et utilise des informations personnelles uniquement dans le but de mener des activités commerciales et de mieux comprendre ses clients. L’UNF affirme par la présente que les informations personnelles ne peuvent être utilisées qu’à des fins commerciales.

Déclarations de politique générale

L’UNF assume l’entière responsabilité des informations personnelles en sa possession et sous son contrôle. L’UNF a désigné le directeur exécutif comme gardien de toutes les questions relatives à la protection de la vie privée et au respect des lois en la matière.

Dans le cadre de ses activités, l’UNF peut être amenée à obtenir des informations personnelles directement auprès de la personne concernée. Les personnes dont les données personnelles sont collectées ont à tout moment le droit de savoir comment l’UNF utilise leurs données personnelles et que l’utilisation des données personnelles collectées est limitée à ce qui est nécessaire aux fins indiquées. Si nécessaire, l’UNF obtiendra le consentement de la personne concernée si les informations personnelles doivent être utilisées à d’autres fins.

L’organisation n’utilisera pas ces informations sans le consentement de la personne concernée.

En aucun cas l’organisation ne vendra, ne distribuera ou ne divulguera de quelque manière que ce soit des informations personnelles, y compris des coordonnées personnelles ou des listes d’employés, à des tiers, à moins que la loi ne l’exige. Il peut s’agir de consultants, de fournisseurs ou de partenaires commerciaux de l’UNF, mais uniquement à condition que ces parties respectent la présente politique, dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de leurs propres tâches commerciales et de leurs activités quotidiennes.

L’organisation ne conservera les informations personnelles que pour la durée nécessaire à la conduite de ses activités et au respect de la législation. Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, elles sont détruites rapidement et en toute sécurité. Toutefois, certaines lois peuvent exiger que certaines informations personnelles soient conservées pendant une durée déterminée. Dans ce cas, la loi prévaut sur cette politique.

L’UNF prendra toutes les précautions raisonnables pour protéger les informations personnelles à l’aide de mesures de sécurité appropriées, de protections physiques et de précautions électroniques. L’UNF conserve les informations personnelles par le biais d’une combinaison de fichiers papier et électroniques. Lorsque la législation ou les politiques de reprise après sinistre ou de continuité des activités l’exigent, les documents plus anciens peuvent être stockés dans un lieu sécurisé, hors site.

L’UNF veillera à ce que :

• L’accès aux informations personnelles n’est autorisé qu’aux employés et autres agents de l’UNF qui ont besoin de ces informations pour exercer leurs fonctions, ainsi qu’à ceux qui sont autrement autorisés par la loi ;
• Les systèmes de réseaux informatiques et les bases de données de l’UNF sont sécurisés par des mots de passe complexes et des pare-feu auxquels seules les personnes autorisées peuvent accéder ;
• Les dossiers physiques actifs sont conservés dans des classeurs verrouillés ;
• Les routeurs et les serveurs connectés à l’internet sont protégés par un pare-feu et sont également protégés contre les attaques de virus ou le “snooping” par des solutions logicielles suffisantes ;
• Les informations personnelles ne sont pas transmises aux employés, aux bénévoles, aux étudiants d’été ou à toute autre personne de l’UNF, sauf autorisation.
• Le site web de l’UNF mentionnera notre politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ainsi que la manière dont une personne peut accéder à ses données personnelles et les corriger en cas d’inexactitude.

L’UNF peut partager des informations démographiques compilées, mais aucune information personnelle permettant d’identifier une personne ne sera divulguée. Bien que les adresses IP soient enregistrées afin de gérer le site, de suivre les mouvements des visiteurs et de recueillir des informations démographiques, ces adresses IP ne seront pas partagées ni liées à des informations personnellement identifiables. Tout formulaire d’inscription ou de commande demandant aux visiteurs du site d’entrer des informations personnelles ou financières sera protégé par un cryptage SSL.

Dans la plupart des cas, l’UNF accordera aux personnes l’accès à leurs propres informations personnelles dont elle a la charge, la garde et le contrôle, sur présentation d’une demande écrite et d’une pièce d’identité satisfaisante. Si une personne constate des erreurs de fait dans ses informations personnelles, elle doit en informer l’UNF dans les plus brefs délais afin que les corrections nécessaires soient apportées.

Si l’UNF rejette la demande d’accès d’une personne à ses informations personnelles, elle l’informera par écrit des raisons de ce refus. L’individu peut alors contester la décision.

L’UNF peut utiliser des informations personnelles sans le consentement de l’individu dans des circonstances particulières. Ces situations incluent, mais ne sont pas limitées à :

• La collecte est clairement dans l’intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps utile ;
• Les informations personnelles ont été produites par la personne dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession, et la collecte est conforme aux objectifs pour lesquels les informations ont été fournies ;
• La collecte est effectuée dans le but de procéder à une divulgation exigée par la loi ; ou
• Toute autre raison définie dans la législation applicable

Les personnes ont le droit de savoir si l’organisation détient leurs données personnelles, de les consulter et de s’assurer qu’elles sont exactes.